Wenn über „Sauberkeit“ im Unternehmen gesprochen wird, denken viele zuerst an Datenqualität. Was dabei fast immer vergessen wird: Die meisten geschäftskritischen Entscheidungen basieren nicht auf Datenbanken, sondern auf Dokumenten, zum Beispiel Verträgen, Präsentationen, Richtlinien, Protokollen oder Konzepten.
Für CEO und CIO ist die Frage daher nicht nur: Wie gut sind unsere Daten? Sondern auch:
Wie gut sind unsere Dokumente, und können wir sie überhaupt zuverlässig nutzen, auch für KI?
Was bedeutet „saubere Dokumente“?
Mit sauberen Dokumenten sind nicht hübsch formatierte Dateien gemeint, sondern Dokumente, die:
- auffindbar sind (wer etwas braucht, findet es schnell und eindeutig),
- aktuell und gültig sind (klar erkennbar, was der aktuelle Stand ist),
- widerspruchsfrei zu anderen Dokumenten sind,
- klar strukturiert und verständlich formuliert sind,
- einen definierten Status haben (Entwurf, geprüft, freigegeben).
Kurz gesagt: Saubere Dokumente sind verlässliche Wissensbausteine, auf denen Ihr Geschäft, Ihre Compliance und Ihre künftige Nutzung von KI im Unternehmen aufbauen können.
Die typischen Probleme im Dokumenten-Alltag
In fast allen Organisationen zeigen sich ähnliche Muster im Dokumentenmanagement:
- Auffindbarkeit
- Mehrere Ablagen (Fileserver, SharePoint, Teams, lokale Laufwerke)
- Mehrere Versionen mit ähnlichen Dateinamen
- Wissen steckt in den Köpfen, man muss die „richtige Person“ fragen
- Widersprüchliche Inhalte
- Unterschiedliche Fassungen von Verträgen, Richtlinien oder Produktbeschreibungen
- Alte Präsentationen mit veralteten Zahlen kursieren weiter
- Teams arbeiten auf Basis unterschiedlicher Informationsstände
- Rechtliche Risiken und Compliance-Lücken
- Falsche oder alte Vertragsvorlagen werden verwendet
- Nicht eindeutig nachvollziehbar, welche Fassung tatsächlich freigegeben war
- Dokumente mit regulatorischer Relevanz sind unvollständig oder schwer auffindbar
- Ineffizienzen
- Zeitverlust durch Suchen, Nachfragen und „nochmal neu schreiben“
- Doppelarbeit, weil niemand weiß, dass es bereits ein Dokument gibt
- Verzögerte Entscheidungen, weil Unterlagen fehlen oder unklar sind
Jede dieser Schwächen hat eine direkte Kostenwirkung, auch wenn sie selten explizit auf einer Kostenstelle erscheint.
Der Business Case: Was schlechte Dokumente wirklich kosten
Zwei einfache Beispiele machen die Dimension deutlich:
- Falscher Vertrag
Eine veraltete Vertragsvorlage wird verwendet. Ein wichtiger Passus zu Haftung oder Kündigungsfristen fehlt oder ist nicht mehr aktuell. Das fällt erst im Streitfall auf und dann wird es teuer: rechtliche Auseinandersetzungen, Nachverhandlungen, Imageschäden. - Falsche Informationen im Management-Reporting
Ein Reporting-Deck wird aus verschiedenen Dokumenten zusammengestellt. Eine Excel-Tabelle aus dem letzten Quartal und eine Präsentation aus einem alten Projektordner fließen mit ein. Die Zahlen stimmen nicht, Trends werden falsch interpretiert, falsche Prioritäten gesetzt. Entscheidungen basieren auf scheinbar plausiblen, aber schlicht falschen Dokumenten.
Rechnet man diese Fälle hoch, inklusive Zeitaufwand, Opportunitätskosten und rechtlichem Risiko, ist schnell klar, wie relevant das Thema ist.
Ein einfaches Rechenbeispiel:
- 50 Führungskräfte verbringen im Schnitt nur 2 Stunden pro Woche damit, Dokumente zu suchen oder nachzufragen.
- Interner Stundensatz: 100 Euro.
- 46 Arbeitswochen pro Jahr.
Rechnung:
50 Personen × 2 Stunden pro Woche × 100 Euro × 46 Wochen
= 460.000 Euro pro Jahr, allein durch Suchaufwand und Ineffizienzen im Umgang mit Dokumenten.
Darin sind falsche Entscheidungen, Projektverzögerungen oder rechtliche Risiken noch gar nicht enthalten.
Dokumentenqualität ist ein Business-Thema, kein IT-Detail.
Saubere Dokumente als Voraussetzung für KI-Nutzung
Viele Unternehmen investieren aktuell in KI, generative KI und große Sprachmodelle, um Wissen aus Dokumenten zu heben: automatische Zusammenfassungen, Vertragsanalysen, Fragen und Antworten zu Richtlinien und vieles mehr.
Was dabei oft übersehen wird:
KI verstärkt den Zustand Ihrer Dokumente im Guten wie im Schlechten.
- Sind Dokumente veraltet, erzeugt KI veraltete Antworten.
- Sind Dokumente widersprüchlich, kann KI keine konsistente Sicht liefern.
- Sind Dokumente schlecht strukturiert, ist eine sinnvolle Extraktion und Auswertung erschwert.
KI kann viel, aber sie kann keine fehlende Governance ersetzen. „Garbage in, garbage out“ gilt im Dokumentenkontext genauso wie bei Datenqualität.
Wer KI im Unternehmen erfolgreich einsetzen will, braucht daher zuerst eine klare Antwort auf zwei Fragen:
- Welche Dokumente sind für unser Geschäft wirklich kritisch?
- In welchem Zustand sind diese heute, und können wir sie mit gutem Gewissen einer KI anvertrauen?
Was saubere Dokumente organisatorisch bedeuten
Saubere Dokumente entstehen nicht allein durch ein neues Tool oder eine neue Plattform. Sie sind das Ergebnis von klaren Verantwortlichkeiten und Spielregeln im Dokumentenmanagement:
- Ownership: Wer ist fachlich verantwortlich für bestimmte Dokumenttypen, zum Beispiel Verträge, Richtlinien, Produktdokumentationen oder Reporting-Unterlagen?
- Lebenszyklus: Wie entstehen Dokumente, wie werden sie geprüft, freigegeben, versioniert und archiviert?
- Struktur und Ablage: Wo werden sie abgelegt, wie werden sie benannt, welche Metadaten sind Pflicht?
- Nutzung mit KI: Welche Dokumente dürfen von KI-Systemen verarbeitet werden und unter welchen Sicherheits- und Compliance-Vorgaben?
Damit wird Dokumentenqualität zur Führungsaufgabe, insbesondere für CEO und CIO:
- Der CEO stellt sicher, dass Governance und Kultur die Bedeutung von sauberen Dokumenten widerspiegeln.
- Der CIO stellt sicher, dass Plattformen, Zugriffsmodelle und Prozesse das unterstützen, auch im Hinblick auf KI im Unternehmen.
Checkliste für C-Level: Wie reif ist Ihre Organisation bei Dokumenten?
Nutzen Sie diese kurze Checkliste als Einstieg:
- Kritische Dokumentarten definiert?
Haben wir eine klare Liste der Dokumenttypen, die geschäfts- und risikokritisch sind, zum Beispiel Verträge, Richtlinien, Produktdokumentationen oder Reporting-Unterlagen? - Verantwortlichkeiten geklärt?
Gibt es für diese Dokumenttypen jeweils eine klare fachliche Verantwortung (Owner)? - Standardisierte Vorlagen und Prozesse?
Arbeiten wir mit zentral gepflegten Vorlagen und definierten Freigabeprozessen? - Zentrale, einheitliche Ablage?
Gibt es einen klar definierten Ort für freigegebene Dokumente oder mehrere parallele, konkurrierende Ablagen? - Versionen im Griff?
Ist eindeutig erkennbar, welches die gültige Version ist?
Werden alte Versionen sauber archiviert? - Auffindbarkeit aus Nutzersicht getestet?
Finden Mitarbeitende typische Dokumente in unter 30 Sekunden, ohne Insiderwissen? - Regelmäßige Qualitätssicherung?
Gibt es Reviews und Checks für kritische Dokumentarten, zum Beispiel jährliche Prüfungen von Vorlagen und Richtlinien? - KI-Tauglichkeit geprüft?
Haben wir bewertet, welche Dokumente für KI-Anwendungen geeignet sind, etwa in Bezug auf Struktur, Qualität und rechtliche Aspekte?
Gibt es Richtlinien, wie KI mit unseren Dokumenten arbeiten darf? - Bewusstsein im Management?
Ist Dokumentenqualität regelmäßig Thema im Management oder nur dann, wenn es Probleme gibt?
Wenn Sie auf mehrere dieser Fragen mit „Nein“ oder „Unklar“ antworten, ist das ein deutliches Signal:
Ihre Dokumente sind wahrscheinlich nicht bereit für den nächsten Schritt, weder für effiziente Zusammenarbeit noch für den produktiven Einsatz von KI im Unternehmen.
Machen Sie Dokumentenqualität zur Chefsache!
Beginnen Sie mit der Checkliste – und setzen Sie die Basis für verlässliche Entscheidungen und KI-fähige Wissensprozesse.
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