Kurzer Selbst-Test zum Stand der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen
Dieser kurze Selbst-Test gibt Ihnen einen groben Überblick in welchen Bereichen Ihr Unternehmen bereits gut aufgestellt ist und wo definitv Handlungspotential besteht
Im Umfeld der Digitalisierung wird immer wieder von disruptiven Geschäftsmodellen und digitalen Prozessen gesprochen. Aber was bedeutet das eigentlich?
Zunächst wird in diesem Umfeld der Kunde immer in den Mittelpunkt gestellt. Teilweise sind Prozesse aber nur für den internen Einsatz gedacht, die keinen direkten Kundenkontakt haben. Eine Optimierung bzw. Automatisierung dieser Kern- oder Unterstützungsprozesse dient aber dazu, Ressourcen freizugeben und andere Tätigkeiten durchzuführen, die wiederrum einen Vorteil für den Kunden liefern.
Auch ein digitaler Prozess folgt den klassischen ökonomischen Optimierungsbereichen von Kosten, Zeit oder Qualität. Der wesentliche Unterschied ist, dass der Prozess im Ganzen betrachtet wird und Funktionen und nicht mehr Abteilungen miteinander verbindet. Hierzu wird versucht wiederholende Tätigkeiten entweder zu automatisieren, oder den aktuellen Prozessschritt so zu optimieren, dass die bearbeitende Person alle notwendigen Informationen an einer Stelle zusammengefasst erhält und auch an dieser Stelle die Entscheidung treffen kann, wie der Prozess weiter geht.
Oft wird ein digitaler Prozess mit einem sogenannten Workflow gleichgesetzt. Allerdings ist ein Workflow dazu da, Prozesse oder Teilprozesse ganz oder teilweise zu automatisieren, sodass die Informationen immer an der richtigen Stelle landen und weiter bearbeitet werden können.
Im Unterschied hierzu, ist ein digitaler Prozess im wesentlichen der vernetzte Einsatz von Technologie und Information mit dem Ziel an optimierten Abläufen (Zeit, Kosten, Qualität) oder neuen Produkten und Diensten.
Ein Workflow ist dementsprechend ein Bestandteil eines digitalen Prozesses.
Um auch in Ihrem Unternehmen schnell mit Digitalisierungsmaßnahmen zu starten, bieten sich kleinere Prozesse an, die relativ einfach digitalisiert werden können.
Der Urlaubsantrag oder die Genehmigung von Dokumenten sind hier die klassischen Beispiele für digitalisierte Prozesse. Aber auch die digitale Verarbeitung von Rechnungen wird gerne als Beispiel herangezogen.
Ein digitaler Urlaubsantrag wird vom Antragsteller direkt in einem Online-Formular ausgefüllt. Mit dem Absenden des Antrags wird ein Workflow gestartet, der den Antrag überprüft und in ein Personalsystem überträgt. Danach wird die Vorgesetzte darüber informiert und kann im Personalsystem den Antrag freigeben. Falls keine Anbindung im Personalsystem möglich ist, wird eine Individual-Software-Komponente dazwischen gelegt, die den Workflow abbildet und in dem die Vorgesetzte den Antrag genehmigen kann. Im Anschluss wird die Information dann in das Personalsystem übertragen.
Dokumente werden erstellt und bevor diese an den Kunden gesendet werden, müssen diese geprüft werden. Die E-Mail wird an den Vorgesetzten oder an eine andere Abteilung gesendet. Das dauert und der Kunde wartet.
Sobald ein neues Dokument zu Freigabe entweder in einem Online-System oder in einer Dateistruktur abgelegt wird, wird die Vorgesetzte darüber informiert. Nach Freigabe des Dokumentes wird dieses automatisch an den Kunden gesendet.
Sind Prozesse bereits digitalisiert worden und haben dadurch einen sehr hohen Automatisierungsgrad, können diese auch zu neuen Prozessen zusammengebaut werden. Durch die Verknüpfung unterschiedlicher Kommunikationswege und Informationsquellen und -speicherorte, lassen sich so neue Geschäftsmodelle erarbeiten, die bis dahin nicht möglich gewesen wären.
Nehmen wir an, dass Angebote immer manuell erstellt wurden und manuell freigegeben wurden.
Im digitalen Prozess erfolgte die Zusammenstellung einzelner Angebotskomponenten in einem Angebotssystem – meist durch einen Mitarbeiter. Das Angebot wurde automatisch an die Vorgesetzte zur Freigabe gesendet. Die weitere Optimierung hat ergeben, dass bis zu bestimmen Angebotsbeträgen die Freigabe automatisch erfolgt.
Auf Basis dieses Prozesses wurde nun entschieden, dass ein Kunde über einen Online-Shop seine Ersatzteile selbst zusammenstellen kann und sich auf dieser Basis eigenständig ein Angebot senden kann.
Wir helfen Ihnen dabei, zunächst die Kern- und Unterstützungsprozesse festzulegen und auf dieser Basis zu definieren, wie die Zusammenarbeit und die Vorteile des Kunden aussehen. Anschließend bewerten wir die einzelnen Bereiche nach dem Optimierungspotential und den sogenannten Quick-Wins – wie schnell und mit wenig Ressourceneinsatz erste Erfolge erzielt werden können.
Dieser kurze Selbst-Test gibt Ihnen einen groben Überblick in welchen Bereichen Ihr Unternehmen bereits gut aufgestellt ist und wo definitv Handlungspotential besteht
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